Características de un digital dashboards
- Acceso a los datos: Los sistemas de software, como es el caso de los servicios Web, han abierto nuevas puertas en el acceso a los datos al permitir que las aplicaciones se conecten a sistemas de información que antes eran inaccesibles. Las aplicaciones de Business Intelligence pueden estar disponibles como servicios Web, convirtiéndolas en fuentes de datos que se pueden combinar, enlazar y compaginar con otros datos empresariales.
- Integración: Los Dashboards contienen combinaciones de datos que proceden de diferentes departamentos de la empresa, por lo que el proceso de consolidación es fundamental para que estén disponibles en el Dashboard.
- Frecuencia de actualización: Los Dashboards operativos necesitan casi siempre datos en tiempo real para facilitar la toma de decisiones inmediatas, la resolución de problemas o la identificación de oportunidades a medida que surgen.
- Impacto en los Sistemas Operacionales: Las soluciones de Business Intelligence buscan minimizar su impacto en los sistemas operacionales. Los Dashboards con fines estratégicos no suelen necesitar acceder a estos sistemas, en tanto que los operacionales, aunque pudiera parecer que necesitan acceder a ellos, no siempre es necesario, ya que pueden alimentarse de un Data Warehouse en tiempo real.
Los dashboards deben realizar las siguientes tres tareas
1- Deben responder a preguntas fundamentales acerca del negocio o unidad de la empresa, como por ejemplo: ¿han aumentado las ventas este mes?, ¿cuánto vendíamos el año pasado en esta fecha?, ¿nuestra fábrica está produciendo lo adecuado para el nivel de ventas?, ¿cómo está el nivel de ganancias comparado con el trimestre o el mes pasado?
2- Deben alertar al usuario cuando surge algún inconveniente, especialmente en las áreas de producción o ventas. Así, por ejemplo, el dashboard debe alertar de anomalías en el desarrollo productivo, bajo nivel de ventas, riesgo de no cumplimiento de metas.
3- Debe ayudar a tomar mejores decisiones que impacten en el negocio, ya que la información provista por el tablero debe impulsar al gerente o ejecutivo a tomar medidas oportunas de manera de revertir o profundizar una coyuntura negativa o favorable, respectivamente. Así, debe contribuir a que se tomen decisiones como, por ejemplo, aumentar o disminuir el nivel de producción, cambiar o mantener el mix de productos y aumentar la fuerza de venta, entre muchos otros.
VISIBILIDAD DE TODA LA EMPRESA
Existen múltiples tipos de portales ejecutivos, los cuales son plenamente personalizables, aunque en general pueden calificarse de la siguiente forma, atendiendo al área que involucran:
- Dashboards Ejecutivos: En donde se comparan datos relacionados con objetivos de la empresa y se mide el desempeño organizacional.
- Dashboards de Ventas: Se monitorean las cifras de ventas por regiones o unidades operativas, lo cual permite a las organizaciones efectuar una mejor predicción de ellas y aprovechar las oportunidades de negocios y reaccionar de mejor manera ante cualquier problemática eventual.
- Dashboards de CIO: Monitorean el funcionamiento de los procesos claves y la disponibilidad de los sistemas críticos a lo largo de la empresa.
- Dashboards Financieros: Corresponden al monitoreo de datos financieros desde unidades operativas, permitiendo incrementar la transparencia para los ejecutivos y miembros de directorios.
- Dashboards de Soporte al Cliente: Indica cifras relacionadas con el centro de contactos, temas de atención y servicio al cliente, buscando incrementar los niveles de satisfacción.
- Dashboards de Cadena de Abastecimiento y Producción: Monitorea y compara en tiempo real la producción con tendencias históricas para poner los eventos actuales en perspectiva de negocios y proveer una vista profunda de las operaciones de la cadena de abastecimiento.
La creación de un data warehouse, digital dashboards o panel de control digital representa en la mayoría de las ocasiones el primer paso, desde el punto de vista técnico, para implantar una solución completa y fiable que se usa para el soporte del proceso de toma de decisiones gerenciales La principal ventaja de este tipo de bases de datos radica en las estructuras en las que se almacena la información (modelos de tablas en estrella, en copo de nieve, cubos relacionales. Este tipo de persistencia de la información es homogénea y fiable, y permite la consulta y el tratamiento jerarquizado de la misma (siempre en un entorno diferente a los sistemas operacionales).
Así mismo Deben alertar al usuario cuando surge algún inconveniente, especialmente en las áreas de producción o ventas. Así, por ejemplo, el dashboard debe alertar de anomalías en el desarrollo productivo, bajo nivel de ventas, riesgo de no cumplimiento de metas. Para concluir es una herramienta funcional y útil que va a permitir tener la información a la mano la cual permite tomar decisiones de ventas, producción, inventario, entre otros lo cual ayudara a posicionar la empresa en el mercado.